La mediación electrónica es un método de resolución de conflictos en el que algunas o todas las actuaciones se llevan a cabo con medios informáticos. La mediación electrónica también se puede denominar mediación online o mediación por medios electrónicos. El uso de los medios informáticos permite que el proceso de mediación se desarrolle cuando, por ejemplo, las partes interesadas en resolver un conflicto no residan cerca o cuando no puedan coincidir en el tiempo por la razón que sea.
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La mediación electrónica también ayuda a gestionar toda la información relativa al proceso de mediación. Entre otras cosas, la mediación por medios electrónicos permite el acceso online a las actas del proceso de mediación o que las partes puedan añadir otra documentación que consideren oportuna para el correcto desarrollo del proceso (por ejemplo, un contrato en casos de mediación en conflictos dentro de la empresa).
La mediación puede hacerse online de principio a fin o puede recurrir a los medios electrónicos sólo para determinadas etapas.
En ambos casos, el mediador debe informar a las partes implicadas de los requisitos técnicos necesarios. Por ejemplo, qué dispositivos (tablets, ordenadores, móviles) serán los más adecuados, qué velocidad de Internet se debe tener, etcétera.
El mediador también tiene que acordar con ellas los detalles referidos a las horas de conexión en caso de recurrir a videoconferencias o la frecuencia de intercambio de preguntas y respuestas si se utilizan chats de texto.
Toda esta información debe constar en las actas de constitución del proceso de mediación.
Asimismo, en la mediación electrónica las actas iniciales pueden ser electrónicas, aunque también se pueden digitalizar.
Esto quiere decir que la firma de las partes implicadas en la resolución del conflicto se puede realizar usando el DNI electrónico o certificado digital. Si la firma se efectúa en papel, el documento tendrá que ser digitalizado y compartido de manera electrónica por todas las partes.
En el despacho de mediación Pactio Mediación estamos preparados para desarrollar la mediación electrónica gracias a los conocimientos digitales de nuestros mediadores.
Mediación online
Si se decide recurrir a una mediación online durante todo el proceso, la sesión informativa puede desarrollarse a través de videoconferencia, usando vídeos explicativos u otro tipo de información audiovisual que las partes puedan consultar de acuerdo a sus medios técnicos.
Si queremos que la sesión constitutiva se realice de manera digital, el mediador tiene que enviar a las partes los formularios de solicitud y contestación de forma electrónica. Lo más importante en este caso es que las partes puedan acreditar su identidad convenientemente .
El resto de sesiones de la mediación online pueden desarrollarse a través de videoconferencias, chats, transmisión de voz, etcétera.
El sistema tiene que ser acordado por el mediador y las partes.
En la decisión hay que tener en cuenta las ventajas e inconvenientes que cada método puede ofrecer a la situación concreta. Por ejemplo, el uso de la videoconferencia puede ser muy útil porque proporciona imagen y voz y permite interactuar en tiempo real, pero puede presentar dificultades si alguno de los participantes no dispone de la velocidad de conexión adecuada.
El chat escrito puede no exigir unos requisitos técnicos demasiado complejos y ayuda a que la reflexión sea más relajada, pero reduce la información que normalmente se consigue por contacto visual, además de exigir algo más de tiempo y de capacidad para redactar las preguntas y las respuestas.
Mediación mixta
La flexibilidad del proceso de mediación permite que se incorpore la mediación online sólo a algunas etapas del proceso.
Por ejemplo, si las partes interesadas en resolver un conflicto no están en la misma ciudad cuando deciden recurrir a la mediación, pueden realizar la sesión informativa de manera electrónica y concertar el resto del proceso de mediación de manera presencial.
Si se produce esa situación en el momento del acuerdo (porque una de las partes se haya tenido que ir de viaje, por ejemplo), el mediador puede redactar el acuerdo de mediación y enviarlo y recibirlo a través de los medios electrónicos adecuados, siempre que las partes dispongan de firma o DNI digital que acredite su conformidad con las medidas adoptadas.
Las posibilidades de la mediación electrónica son tantas como necesidades puedan tener las partes interesadas en resolver el conflicto (y como los medios técnicos disponibles permitan).
Qué debe asegurar una mediación online
Los aspectos más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de acordar una mediación online son:
- Que todos los participantes tengan los medios electrónicos necesarios.
- Que el proceso de mediación online sea seguro y confidencial. Y eso incluye la autentificación adecuada de las partes implicadas en el proceso de mediación durante todas las etapas y en todos los documentos que se generen.
- Que se valoren adecuadamente las ventajas e inconvenientes potenciales de los medios electrónicos escogidos.
- En el caso de que la mediación online sea total, el mediador también debe asegurar la posibilidad de realizar un seguimiento online del cumplimiento del acuerdo de mediación. Hay que tener en cuenta que la validez del acuerdo de mediación es similar a la de un contrato y que su incumplimiento tiene consecuencias legales.
Ventajas de la mediación online
Hay muchas ventajas de la mediación que encuentran respaldo en la mediación online. Entre ellas cabe destacar la flexibilidad, que permite que la búsqueda de la solución al conflicto se adapte totalmente a las necesidades de las partes implicadas.
Otras ventajas de la mediación electrónica tienen que ver con algunas de las principales diferencias entre la mediación y el juicio.
La primera de esas ventajas es que la mediación online abarata un procedimiento que de por sí es bastante más económico que un juicio. La segunda es que la mediación online puede acortar todavía más el tiempo de resolución del conflicto.
Proceso simplificado de mediación por medios electrónicos
La Ley 5/2012 de mediación y el Real Decreto 980/2013 tipifican un caso específico de mediación electrónica para reclamaciones cuya cantidad no supere los 600 €.
En estos supuestos, el procedimiento de mediación electrónica ya está reglado:
- Sólo se puede recurrir en reclamaciones de cantidad iguales o inferiores a 600 €. Como suelen ser procedimientos que se quedan sin resolver porque la cuantía no se considerad demasiado alta y suponen un coste para la administración de justicia, la mediación electrónica puede contribuir a su solución de manera económica, corta y eficaz.
- Su duración máxima será de un mes, salvo que las partes pacten lo contrario.
- El desarrollo de este tipo de mediación será sólo por medios electrónicos.
Este tipo de mediación online se basa en el uso de programas informáticos especializados. El papel del mediador será el de supervisar el proceso electrónico y su conveniencia para las partes implicadas.
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